E-Arşiv Fatura: E-Faturadan Farkı Nedir, Ne Zaman Kesilir?

E-arşiv fatura, GİB sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ve nihai tüketiciye düzenlenen elektronik faturadır. E-fatura sistem üzerinden alıcıya ulaşırken, e-arşiv faturası alıcıya e-posta, SMS ya da çıktı yoluyla iletilir.

İkisi arasındaki seçim mükellefin tercihi değildir. Alıcının vergi numarası sorgulandığında GİB sisteminde kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv düzenlenir. Doğru kurulmuş bir sistemde bu sorgu otomatik yapılır ve kullanıcı hangi belgeyi keseceğini düşünmez.

E-fatura mükellefi olan her firma aynı zamanda e-arşiv kullanmak durumundadır; çünkü müşterilerinin bir kısmı kaçınılmaz olarak sistemde kayıtlı değildir.

E-arşivin ağırlık kazandığı yapılar şunlar:

• Nihai tüketiciye satış yapan perakende ve e-ticaret işletmeleri
• Küçük esnafa satış yapan toptancılar
• Serbest meslek ve hizmet faturası kesen yapılar
• Belge adedi yüksek ama müşteri başına tutar düşük olan işler

E-ticarette e-arşiv adedi genelde sipariş adedine eşittir; bu yüzden kontör planlaması diğer sektörlerden farklı yapılır.

Alıcı sorgusu ve otomatik yönlendirme

Fatura kesilirken alıcının mükellefiyet durumu sorgulanır ve belge tipi otomatik seçilir. Bu sorgu kuruluma dahil edilmediğinde kullanıcı yanlış belge tipi seçiyor ve düzeltme yükü doğuyor.

Alıcıya iletim

E-posta, SMS ya da çıktı ile iletilir. E-ticarette sipariş onay e-postasına iliştirilmesi en yaygın yöntem; ayrı bir gönderim süreci kurulmaz.

Raporlama yükümlülüğü

Düzenlenen e-arşiv faturaları GİB’e rapor olarak bildirilir. Raporun hangi periyotta ve hangi saate kadar iletileceği tebliğlerle belirlenir ve güncellenebilir; entegrasyon doğru kurulduğunda bu iletim otomatik yapılır ve kullanıcının takip etmesi gerekmez.

İptal ve iade

E-arşiv faturasının iptali, e-faturadan farklı işler. İade oranı yüksek sektörlerde (tekstil, e-ticaret) iptal ve iade akışı kurulum aşamasında test edilmelidir; sonradan düzeltmek muhasebe tarafında birikmiş iş demektir.

E-arşivin en görünür faydası, belge adedi arttıkça personel ihtiyacının aynı oranda artmamasıdır. Sipariş onayında otomatik kesilen bir fatura, günde 50 sipariş de gelse 500 sipariş de gelse aynı emeği gerektirir.

İkinci fayda müşteri tarafında: fatura anında iletildiği için “faturam gelmedi” talebi belirgin şekilde azalır.

Üçüncüsü kâğıt ve kargo maliyetinin sıfırlanması. Nihai tüketiciye satış yapan yapılarda bu kalem tek başına geçişi finanse edebiliyor.

E-arşiv, e-fatura ile aynı kontör havuzundan tüketir; ayrı bir abonelik gerektirmez. Maliyeti belirleyen tek değişken belge adedidir.

E-ticaret ve perakendede yıllık kontör ihtiyacı genelde hafife alınıyor. Sipariş adedine iade ve iptal belgelerini de eklemek gerekiyor; iade oranı yüksek sektörlerde bu fark %20’yi bulabiliyor. Kontör yıl ortasında bittiğinde süreç aniden duruyor, bu yüzden tüketimi aylık izlemeyi öneriyoruz.

E-arşivde destek talebi kampanya dönemlerinde yoğunlaşıyor: belge adedi kısa sürede katlanıyor ve kontör ile raporlama tarafı zorlanıyor. Yüksek hacimli kampanya öncesinde kontör durumunu birlikte kontrol ediyoruz.

Standart kanallar geçerli; belge kesimini durduran durumlar için WhatsApp hattı mesai dışında da açık.