E-Belge ve E-Dönüşüm Çözümleri

Mali mühür (şahıs firmalarında e-imza) başvurusu, GİB portalında kullanıcı tanımı ve bir özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon tercihi. Mühür teslim süresi süreci uzatan asıl kalem olduğu için başvuruyu ilk gün yapmanızı öneriyoruz.

Uygulamada çoğunlukla mali müşavir yapıyor, ancak sorumluluk mükellefte. Biz beratların zamanında oluşturulması için takvim hatırlatması kuruyor, yükleme sonrası GİB’den dönen onay dosyalarının saklanmasını da süreç içine alıyoruz.

E-fatura, sistemde kayıtlı iki mükellef arasında kesilir ve alıcıya sistem üzerinden ulaşır. E-arşiv ise kayıtlı olmayan mükelleflere ve nihai tüketiciye kesilir; alıcıya e-posta veya çıktı ile iletilir. Karar sizin tercihinize değil, alıcının kayıtlı olup olmamasına göre sistem tarafından verilir.

Zorunluluk sektöre ve ciro haddine göre değişiyor ve her yıl güncelleniyor. Durumunuzu GİB’in yürürlükteki tebliğlerine göre kontrol edip yazılı olarak bildiriyoruz. Zorunlu olmadığınız durumda bile sevkiyat hacminiz yüksekse isteğe bağlı geçiş çoğu firmada kendini kısa sürede amorti ediyor.

Kontör, düzenlenen her e-belge için tüketilen birimdir. Yıllık ihtiyacı hesaplarken yalnızca satış faturalarını saymak yaygın bir hata: iade faturaları, e-arşiv belgeleri, e-irsaliye ve müstahsil makbuzları da aynı havuzdan düşüyor. Geçmiş yılın toplam belge adedine büyüme payı ekleyerek planlıyor, tüketimi aylık izliyoruz.

Süre başvuru yoğunluğuna göre değişiyor ve e-dönüşüm takvimini belirleyen asıl kalem bu. Yazılım tarafı bir haftada hazır olsa bile mühür gelmeden belge kesilemiyor. Bu yüzden projenin ilk gününde başvuruyu yapıyoruz; tüzel kişilerde mali mühür, şahıs firmalarında e-imza gerekiyor.

Saklama yükümlülüğü mükellefte. GİB sistemindeki kayıt sizin yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmıyor; belgelerin kanuni süre boyunca erişilebilir ve okunabilir halde tutulması gerekiyor. Kendi altyapınızda, GİB’in saklama hizmetinde ya da yetkili bir saklama sağlayıcısında saklayabilirsiniz — üçü de geçerli.

Bu soruyu sözleşme imzalanmadan önce sormak gerekiyor: “Verilerimi hangi formatta ve ne kadar sürede alabilirim?” Cevabın yazılı olması önemli. Geçmiş belgelerin dışa aktarımı planlanmadan yapılan sağlayıcı değişimlerinde erişim kaybı yaşanabiliyor; biz bu aktarımı geçiş planının parçası olarak yürütüyoruz.

Kâğıt faturadaki gibi yırtıp atmak mümkün değil. Ticari senaryoda alıcı belirlenen süre içinde reddedebilir; temel senaryoda ise düzeltme iade faturası ile yapılır. İade ve iptal akışını canlıya geçmeden test ediyoruz — özellikle iade oranı yüksek sektörlerde sonradan düzeltmek muhasebede birikmiş iş demek.

Üç kalem belirleyici: eşzamanlı kullanıcı sayısı, açılacak modüller ve e-belge kontör ihtiyacı. Bunlara kurulum-eğitim hizmeti ve yıllık bakım eklenir. Kullanıcı sayısını gerçekçi tutmak ilk yıl maliyetini en çok düşüren kalem.

Telefon, WhatsApp ve uzak bağlantı ile. Mesai saatleri içinde aynı gün, mesai dışında ertesi iş günü sabahı dönüş yapılıyor. Ay sonu ve beyanname dönemlerinde yoğunluk arttığı için o günlerde önceliklendirme yapıyoruz.

Kurulum paketine rol bazlı eğitim dahil: muhasebe, satış, depo ve yönetici ekranları ayrı oturumlarda anlatılıyor. Eğitim canlıya geçişten sonra ilk ay içinde bir kez daha tekrarlanıyor — ilk oturumda sorulmayan sorular asıl o zaman çıkıyor.