E-Gider Pusulası: Belgesiz Alımın Kayıtlı Karşılığı
Vergi mükellefi olmayan kişiden mal ya da hizmet alındığında belge gider pusulasıdır. Düzenleme süresi, stopaj ve hangi harcamaların bu belgeyle kayda alınabileceği.
Umay Bilişim ERP Danışmanlığı · E-dönüşüm uygulama ekibi · 7 dk okuma
Nedir?
Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilerden yapılan mal ve hizmet alımlarında düzenlenen belgedir. Satıcı fatura kesemediği için, müstahsil makbuzunda olduğu gibi belgeyi alan taraf düzenler.
E-gider pusulası bu belgenin elektronik halidir. Kâğıt pusuladan farkı, düzenlendiği anda sistemde kayıtlı olması ve belirli bir süre içinde düzenlenme zorunluluğunun takip edilebilir hale gelmesidir.
Kimler İçindir?
Gider pusulası, mükellef olmayan kişiden alım yapan her işletmeyi ilgilendirir. Uygulamada en sık şu kalemlerde karşımıza çıkıyor:
- Vatandaştan alınan ikinci el ürünler (hurda, kullanılmış makine, araç parçası)
- Esnaf muaflığından yararlanan kişilerden alınan hizmetler
- Arızi nitelikteki küçük tamir ve işçilik ödemeleri
- Mükellef olmayan kişilere yapılan bazı iade ve tazmin ödemeleri
Belgesiz alım hacmi yüksek olan işletmelerde e-gider pusulasının e-fatura ile aynı anda devreye alınması gerekiyor; sonraya bırakıldığında ikinci bir geçiş süreci yaşanıyor.
Özellikleri Nelerdir?
Düzenleme süresi
Gider pusulasının, malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren belirlenen süre içinde düzenlenmesi gerekir. Bu süre tebliğlerle belirlenir ve değişebilir; elektronik ortamda çalışmanın avantajı, sürenin sistem tarafından takip edilebilmesidir. Kâğıt pusulada gecikme genelde ancak denetimde fark ediliyordu.
Stopaj
Alımın niteliğine göre gelir vergisi tevkifatı yapılması gerekebilir. Oran işin türüne göre değiştiği için, kurulumda alım tipleri tanımlanır ve her tipe kendi oranı bağlanır. Kullanıcı oran seçmez, alım tipini seçer.
Ödeme yöntemi kaydı
Belirli tutarın üzerindeki ödemelerin banka üzerinden yapılması gerekebilir. Ödeme yönteminin belgeyle birlikte kayda geçmesi, sonradan yapılan denetimlerde kolaylık sağlıyor.
Stok ve gider ayrımı
Alınan şey stoğa girecek bir mal mı yoksa doğrudan gider mi — bu ayrım belge tipinde değil muhasebe eşleştirmesinde yapılır. Kurulumda alım tipi ile muhasebe hesabı eşleştirilir.
Avantajları Nelerdir?
Birinci fayda süre takibi: düzenleme süresinin aşılması kâğıt sistemde fark edilmiyordu, elektronik ortamda uyarıya bağlanabiliyor.
İkincisi stopaj doğruluğu: alım tipi bazında tanımlanan oranlar sayesinde kullanıcı hatası azalıyor ve muhtasar hazırlığı sistemden besleniyor.
Üçüncüsü arşiv: belgesiz alımın yoğun olduğu işlerde pusula adedi yüksek oluyor; fiziksel arşiv ve sonradan arama yükü ortadan kalkıyor.
Fiyat Nasıl Belirlenir?
E-gider pusulası da ortak kontör havuzundan tüketir; ayrı abonelik gerektirmez. Belge adedi düşük olan işletmelerde maliyet etkisi ihmal edilebilir seviyededir.
Asıl kazanç kalemi, geç düzenlemeden kaynaklanan riskin azalmasıdır. Bu kalem doğrudan fiyatlanamaz ama denetim çıkması durumunda maliyeti belge maliyetinin çok üstündedir.
Destek Nasıl Alınır?
Gider pusulasında destek talebi genelde “bu alım için hangi belge kesilecek” sorusu etrafında geliyor. Kurulum sırasında alım tipleri ve karşılık gelen belgeler yazılı bir tabloya dökülüyor; bu tablo sonraki soruların çoğunu peşinen kapatıyor.
Tereddütlü durumlarda mali müşavirinizle birlikte değerlendiriyoruz; belge tipi kararı mali sorumluluk doğurduğu için tek başımıza yorum yapmıyoruz.
Sık Sorulan Sorular
E-gider pusulası hakkında en sık sorulanlar aşağıda.
E-faturaya geçiş için neler gerekiyor?
Mali mühür (şahıs firmalarında e-imza) başvurusu, GİB portalında kullanıcı tanımı ve bir özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon tercihi. Mühür teslim süresi süreci uzatan asıl kalem olduğu için başvuruyu ilk gün yapmanızı öneriyoruz.
E-defterde berat yüklemesini kim yapıyor?
Uygulamada çoğunlukla mali müşavir yapıyor, ancak sorumluluk mükellefte. Biz beratların zamanında oluşturulması için takvim hatırlatması kuruyor, yükleme sonrası GİB’den dönen onay dosyalarının saklanmasını da süreç içine alıyoruz.
E-arşiv ile e-fatura arasındaki fark nedir?
E-fatura, sistemde kayıtlı iki mükellef arasında kesilir ve alıcıya sistem üzerinden ulaşır. E-arşiv ise kayıtlı olmayan mükelleflere ve nihai tüketiciye kesilir; alıcıya e-posta veya çıktı ile iletilir. Karar sizin tercihinize değil, alıcının kayıtlı olup olmamasına göre sistem tarafından verilir.
E-irsaliyeye geçmek zorunda mıyız?
Zorunluluk sektöre ve ciro haddine göre değişiyor ve her yıl güncelleniyor. Durumunuzu GİB’in yürürlükteki tebliğlerine göre kontrol edip yazılı olarak bildiriyoruz. Zorunlu olmadığınız durumda bile sevkiyat hacminiz yüksekse isteğe bağlı geçiş çoğu firmada kendini kısa sürede amorti ediyor.