E-İrsaliye: Sevkiyat Öncesi Düzenleme, Yanıt ve İade Akışı

E-irsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesidir. Faturadan temel farkı zamanlamadır: fatura mal tesliminden sonra da kesilebilirken, irsaliye malın fiilen yola çıkmasından önce düzenlenmek zorundadır.

Bu tek fark, e-irsaliyeyi diğer e-belgelerden ayıran şeyin kaynağıdır. E-fatura muhasebe hızında çalışır; e-irsaliye sevkiyat hızında. Sistem yavaşsa ya da internet yoksa kamyon bekler. Kurulumda bu senaryonun karşılığı baştan belirlenir.

E-irsaliye zorunluluğu sektöre ve ciro haddine göre belirleniyor; bazı sektörlerde (akaryakıt, şeker, demir-çelik, sebze-meyve komisyonculuğu gibi) hadden bağımsız kapsama alınmış durumda. Hadler ve kapsam her yıl güncellendiği için durumunuzu yürürlükteki tebliğlere göre kontrol ediyoruz.

Zorunlu olmayan işletmelerde bile şu durumlarda isteğe bağlı geçiş mantıklı oluyor:

• Günlük sevkiyat adedi yüksekse ve irsaliye ciltleri hızla tükeniyorsa
• Birden fazla depodan sevkiyat yapılıyor ve numara çakışması yaşanıyorsa
• İrsaliye ile fatura arasındaki eşleşme ay sonunda elle yapılıyorsa
• Müşteri kabul/ret süreçlerinin kayıtlı olması ticari olarak önemliyse

Sevkiyat öncesi düzenleme

Belge, araç yola çıkmadan düzenlenir ve taşıma sırasında elektronik olarak ibraz edilebilir durumda olmalıdır. Uygulamada araçta çıktı ya da karekod bulundurmak yaygın yöntemdir.

Yanıt mekanizması

Alıcı, teslim aldığı malı belge üzerinden kabul edebilir, reddedebilir ya da kısmen kabul edebilir. Kısmi kabul, eksik veya hasarlı teslimatın kayıt altına alınmasını sağlar — kâğıt irsaliyede bu bilgi genelde kaybolurdu.

Depo ve seri yapısı

Birden fazla lokasyondan sevkiyat yapan firmalarda her depo ayrı belge serisi alır. Bu ayrım kurulmadığında numara çakışması ve iptal karmaşası kaçınılmaz oluyor — çok lokasyonlu yapılarda en sık düzelttiğimiz kurulum hatası budur.

İade akışı

İade edilen malın belgesi ayrı bir akış gerektirir. İade oranı yüksek sektörlerde bu akış canlıya geçmeden test edilmelidir.

Kesinti durumu

Sistem ya da bağlantı kesintisinde uygulanacak yöntem (kâğıt irsaliye ile devam ve sonradan bildirim gibi) kurulumda yazılı hale getirilir. Sevkiyatı durduran kesinti senaryosunun cevabı önceden hazır olmalıdır.

En net kazanım irsaliye-fatura eşleşmesinde: sevk edilip faturalanmamış miktar her an raporlanabilir hale gelir. Ay sonunda iki listeyi karşılaştırma işi ortadan kalkar.

İkincisi eksik ve hasarlı teslimatın kayda geçmesi. Kısmi kabul mekanizması sayesinde müşteri itirazı belge üzerinde durur; sonradan “eksik geldi” tartışması belgesiz kalmaz.

Üçüncüsü çok lokasyonlu yapılarda numara disiplini: her depo kendi serisini kullandığında irsaliye numarası çakışmaları biter.

E-irsaliye, e-fatura ile aynı kontör havuzundan tüketir. Ek maliyet kalemi, sevkiyat adedinin fatura adedinden yüksek olduğu işletmelerde ortaya çıkar: bir faturaya karşılık birden fazla irsaliye kesilen yapılarda kontör ihtiyacı beklenenin üstüne çıkar.

Bir de araç tarafı var: karekod okutma veya çıktı alma ihtiyacı için mobil cihaz ya da taşınabilir yazıcı gerekebiliyor. Bu kalemi baştan bütçeye koymak gerekiyor.

E-irsaliyede destek talebi acil geliyor, çünkü genelde araç beklerken ortaya çıkıyor. Bu yüzden sevkiyat saatlerini kapsayan bir erişim düzeni kuruyoruz ve ilk hafta sevkiyat başlangıcında sahada bulunuyoruz.

Kesinti senaryosu kurulumda yazılı hale getirildiği için, sistem erişilemediğinde depo ekibi ne yapacağını bilir; destek beklenmeden sevkiyat devam eder.