ETA’da E-Dönüşüm Modüllerini Devreye Almak

ETA kullanan bir firmada e-dönüşüme geçmek, mevcut ticari kuruluma e-belge modüllerinin eklenmesi demektir. Fatura yine aynı ekrandan kesilir; değişen şey belgenin kâğıda değil elektronik ortama gitmesidir.

Sahada en sık duyduğumuz yanılgı, e-faturaya geçmek için programı komple değiştirmek gerektiğidir. Gerekmiyor. Değişim gerekliliği e-belgeden değil, kullanıcı sayısı ya da çok lokasyonlu yapı gibi başka ihtiyaçlardan doğar.

ETA kullanan ve e-belge kapsamına giren her firma. Kapsam ciro haddine ve sektöre göre belirlenir; hadler her yıl güncellendiği için durumunuzu yürürlükteki tebliğlere göre kontrol edip yazılı bildiriyoruz.

Öncelik sırası şu durumlarda yükselir:

• Fatura hâlâ ayrı bir portaldan kesiliyor ve aynı belge iki kez giriliyorsa
• Müşterilerinizin çoğu e-fatura mükellefi hale gelmişse
• Sevkiyat hacmi yüksek ve irsaliye ciltleri hızla tükeniyorsa
• Tarımsal alım varsa (müstahsil makbuzu ayrı bir geçiş süreci yaşatmasın diye)

Sürüm önkoşulu

E-belge modülleri belirli bir sürümden sonra devreye alınabilir. Eski bir kurulumda önce güncelleme, sonra modül gerekir; bu iki iş tek projede planlanır.

Numaratör ve seri yapısı

Kurulumun en kritik ayarı budur. Mevcut fatura numaratörü ile e-belge seri yapısı birbirine bağlanır; iki ayrı numaratör kalmamalıdır. Bu bağ kurulmadığında program ile portal arasındaki numara farkı devam eder ve geçişin amacı gerçekleşmez.

Belge tipi yönlendirmesi

Alıcının mükellefiyet durumu sorgulanarak e-fatura mı e-arşiv mi kesileceği otomatik belirlenir. Bu sorgu kuruluma dahil edilmezse kullanıcı yanlış belge tipi seçer ve düzeltme yükü doğar.

Gelen fatura tarafı

E-fatura iki yönlüdür. Gelen tedarikçi faturalarının ETA’ya aktarılması, çoğu firmada giden faturadan daha büyük zaman kazancı sağlar — satın alma kaydı elle girilmekten çıkar.

Arşiv ve saklama

Saklama yükümlülüğü mükellefte kalır. Kurulumda saklama yönteminin kim tarafından üstlenildiği yazılı hale getirilir.

Birinci kazanım çift veri girişinin bitmesi: belge ETA içinden kesildiğinde portal ile program arasındaki fark kaynağı kapanır.

İkincisi mevcut yatırımın korunması: ekip bildiği ekranlarda çalışmaya devam eder, eğitim süresi ve direnç düşük kalır. ETA kurulumlarında geçişi kolaylaştıran asıl etken budur.

Üçüncüsü gelen fatura otomasyonu: KDV indirimi atlanmaz, satın alma kaydı elle girilmez.

Üç kalem var: e-dönüşüm modülü (ETA tarafı), entegrasyon yöntemine göre yıllık hizmet ve belge başına kontör. Gerekiyorsa buna sürüm güncelleme maliyeti eklenir.

Mali mühür bir defalık kalemdir ve e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-MM için tekrar alınmaz — hepsi aynı mührü kullanır. Bu yüzden birden fazla belge türüne aynı anda geçmek, ayrı ayrı geçmekten daha ekonomiktir.

Geçiş sırasında test ortamında senaryo çalıştırıp ilk gerçek belgeyi birlikte kesiyoruz. Numaratör ve seri ayarları canlıya geçmeden doğrulanıyor.

Sonrasında destek üçgen şeklinde işliyor: siz, biz ve entegratör. Sorunun hangi tarafta olduğunu ayrıştırmayı biz üstleniyoruz.