ETA’dan Veri Taşıma: Neler Aktarılır, Neler Aktarılmaz?

Veri taşıma, mevcut programdaki kayıtların yeni sisteme aktarılmasıdır. İki ayrı işten oluşur: tanım kartlarının (cari, stok) taşınması ve bakiyelerin açılması.

Yaygın beklenti “her şeyin aynen taşınması”dır. Uygulamada doğru yaklaşım bu değildir: tanımlar taşınır, geçmiş hareketler genelde taşınmaz, bakiyeler tek bir açılış fişiyle aktarılır.

Veri taşıma, program değiştiren ya da sürüm atlayan her işletmenin konusudur. Planlamanın kritik hale geldiği durumlar:

• Uzun yıllardır aynı programda çalışılmış ve veri birikmişse
• Stok kartlarında mükerrer ve kullanılmayan kayıtlar varsa
• Devam eden açık siparişler ve sevk edilmemiş irsaliyeler varsa
• Taksitli satış, çek-senet portföyü gibi vadeli kayıtlar açıksa

Üçüncü ve dördüncü maddeler geçiş tarihini belirler: açık kayıtların en az olduğu tarih seçilir. Bu genelde ay başı, çoğu işletmede yılbaşıdır.

Taşınanlar

Cari hesap kartları, stok kartları, fiyat listeleri, sabit kıymet listesi ve açılış bakiyeleri. Bunlar yeni sistemde çalışmak için gereken asgari settir.

Genelde taşınmayanlar

Geçmiş yıl hareketlerinin tamamı, eski fiş detayları ve kapanmış dönemlerin kayıtları. Bunlar taşınmak yerine eski programda salt okunur bırakılır. Sebebi hem hız hem risk: aktarım sırasında bozulan bir geçmiş hareket, açılış bakiyesini de bozar.

Açılış fişi

Bakiyeler tek bir fişle aktarılır. Bu fiş mali müşavirle birlikte hazırlanır ve mutabakat edilir; geçişin en kritik tek adımıdır.

Veri temizliği

Taşımadan önce mükerrer cari ve stok kartları birleştirilir, kullanılmayanlar pasife alınır. Bu iş yapılmadan taşınan bir veri seti, eski düzensizliği yeni sisteme kopyalar.

Eski programa erişim

Geçmiş veriye bakmak gerektiğinde eski kurulum açılır. Bu yüzden lisans ve erişim en az bir kanuni saklama dönemi boyunca korunur.

Sınırlı taşımanın birinci faydası hızdır: açılış fişiyle başlayan bir geçiş, tüm geçmişi taşımaya çalışan bir geçişten kat kat kısa sürer.

İkincisi doğruluk: aktarılan veri ne kadar azsa, aktarım kaynaklı hata olasılığı o kadar düşük. Kontrol edilmesi gereken kalem sayısı da öyle.

Üçüncüsü temiz başlangıç: kart temizliği yapılmış bir sistemde raporlar ilk günden okunabilir oluyor. Bu fırsat geçişten başka bir zamanda kolay kolay çıkmıyor.

Veri taşıma hizmeti genelde kurulum paketine dahildir; ayrıca fiyatlandığında belirleyici olan kart sayısı ve verinin düzenidir.

Maliyeti artıran tek şey kapsam genişletmesidir: geçmiş hareketlerin de taşınması istendiğinde süre ve fiyat belirgin şekilde artar. Bu talebi genelde “belki lazım olur” gerekçesiyle duyuyoruz; eski programı salt okunur tutmak aynı ihtiyacı çok daha ucuza karşılıyor.

Veri temizliğini işletme kendi yaparsa maliyet düşer. Kartları en iyi bilen taraf zaten işletmedir.

Taşıma öncesi bir deneme aktarımı yapıyoruz: kartlar test ortamına aktarılıyor ve birkaç örnek üzerinden kontrol ediliyor. Gerçek aktarım bu kontrol sonrası yapılıyor.

Açılış fişi mali müşavirle birlikte mutabakat ediliyor. Bu adımda üçlü görüşme yapıyoruz; sonradan çıkan bakiye farklarının çoğu bu görüşmenin atlanmasından doğuyor.