Proje Hakediş ve Kalan Taahhüt Takibi

Hakediş, yapılan işin kabul edilen kısmı karşılığında düzenlenen ödeme talebidir. Kalan taahhüt ise sözleşmedeki toplam işten hakedişe bağlanmamış kısımdır.

Proje bazlı çalışan işletmelerde bu iki rakamın sistemde olmaması yaygın bir durum: ilerleme bir Excel dosyasında, maliyet muhasebede, sözleşme bir klasörde duruyor. Elektrik taahhüt işlerinde ve proje bazlı üretimde bu dağınıklık kârlılığı proje bitene kadar gizliyor.

Sözleşmeye bağlı, partiler hâlinde teslim edilen iş yapan her işletme için:

• Elektrik, mekanik ve inşaat taahhüt firmaları
• Proje bazlı üretim yapan (pano, çelik konstrüksiyon, özel makine) işletmeler
• Kurulum ve montaj hizmeti veren firmalar
• Uzun süreli tedarik sözleşmesi olan üreticiler
• Kamu ihalesi kapsamında iş yapan yapılar

Sözleşme kalemlerinin sisteme girilmesi

Keşif ya da sözleşme kalemleri projeye ait bir liste olarak tanımlanır: kalem, birim, miktar, birim fiyat. Kalan taahhüt bu listeden hesaplanır.

Proje maliyet merkezi

Malzeme, taşeron, işçilik ve genel giderler proje koduna bağlanır. Bu bağ kurulmadan “bu proje kazandırıyor mu” sorusu cevaplanamaz.

İlerleme kaydı

Yapılan iş miktarı dönemsel olarak projeye işlenir. İlerleme yüzdesi tahminle değil, tamamlanan kalem miktarıyla hesaplanır.

Hakediş ve fatura ilişkisi

Hakediş onaylandığında fatura aynı kayıttan üretilir. İki belge ayrı yürüdüğünde, kabul edilen iş ile faturalanan tutar arasında fark birikiyor.

Kalan taahhüt raporu

Sözleşme miktarı eksi hakedişe bağlanan miktar. Bu rapor ayrı bir tabloda tutulduğunda güncellenmiyor; sistemden alındığında her an doğru.

Şantiye stoğu

Sahaya çıkan malzeme tüketilmiş sayılmaz; şantiye deposunda bekler. Bu ayrım yapılmadığında proje maliyeti olduğundan yüksek, stok ise olduğundan düşük görünür.

Birinci fayda müdahale şansı: devam eden projede maliyet birikimi görüldüğünde, sapma proje bitmeden fark edilir. Biten bir projenin zararı artık yönetilemez.

İkincisi nakit akışı: kalan taahhüt ve hakediş takvimi bilindiğinde önümüzdeki dönemin tahsilat öngörüsü gerçekçi olur.

Üçüncüsü teklif kalitesi: biten projelerin gerçek maliyet verisi, sonraki tekliflerin dayanağı haline gelir. Taahhüt işinde en değerli veri budur.

Proje takibi genelde maliyet merkezi yapısı ve proje bazlı raporlama ile karşılanır; büyük işletmelerde ayrı bir proje modülü devreye girebilir.

Kurulum emeğini belirleyen şey sözleşme yapısının karmaşıklığı: tek kalemli bir iş ile yüzlerce keşif kalemi olan bir iş aynı değil. Keşif listesinin dijital ortamda hazır olması süreyi belirgin şekilde kısaltıyor.

Şantiye sayısı da etkili: her şantiye bir depo olarak tanımlandığı için, çok sahalı işlerde tanımlama emeği artıyor.

Devam eden bir projenizi örnek alıyoruz: sözleşme kalemleri giriliyor, güncel ilerleme işleniyor ve kalan taahhüt raporu birlikte kontrol ediliyor. Mevcut Excel’inizle karşılaştırarak doğruluyoruz.

İlk hakediş dönemini birlikte yürütüyoruz; hakediş-fatura bağının doğru kurulduğu ancak gerçek bir dönemde görülüyor.