DİA Ön Muhasebe: Cari, Kasa ve Çek-Senet Takibi Nasıl Kurulur?

Ön muhasebe, işletmenin günlük para ve mal hareketinin tutulduğu katmandır: cari hesaplar, kasa, banka, çek-senet, fatura ve irsaliye. Genel muhasebenin aksine vergi mevzuatına göre değil, işin kendi akışına göre kurgulanır.

ERP kurulumlarının büyük çoğunluğu buradan başlar. Sebebi basit: ön muhasebe oturmadan üretim, stok ya da CRM tarafının verdiği rakam güvenilir olmuyor. Cari bakiyesi yanlışsa müşteri risk limiti de yanlış çıkıyor.

Ön muhasebe modülü, fatura kesen her işletmeyi ilgilendirir. Ama ERP seviyesinde bir ön muhasebeye ihtiyaç duyulması için şu işaretlerden en az birinin görünmesi gerekir:

• Müşteri bakiyesi soran satışçıya cevap vermek için muhasebeye danışılması
• Çek-senet portföyünün ayrı bir tabloda tutulması ve cari riskle birleşmemesi
• Tahsilatın sahada alınıp merkeze akşam bildirilmesi
• Vadesi geçen alacakların ancak müşteri aramayınca fark edilmesi
• Birden fazla kasa ve banka hesabının gün sonunda elle mutabakat edilmesi

Bu işaretlerin hiçbiri yoksa ve günde birkaç fatura kesiliyorsa, ERP seviyesinde bir ön muhasebe henüz gerekmiyor olabilir.

Kurulumda tanımladığımız başlıklar, ürün broşüründeki sıraya göre değil kullanım sıklığına göre şöyle:

Cari hesap ve risk

Müşteri ve tedarikçi kartları, bağlı oldukları grup, ödeme koşulu ve risk limiti ile açılır. Risk limiti tek başına açık hesap bakiyesi değildir: portföydeki çek, alınan sipariş ve sevk edilip faturalanmamış irsaliye de riske dahil edilir. Bu dört kalem tek tutarda toplanmadığında limit kontrolü anlamsız kalır.

Kasa, banka ve tahsilat

Her kasa ve banka hesabı ayrı tanımlanır; POS tahsilatı, havale ve nakit ayrı ödeme tipleri olur. Gün sonunda kasa sayımı ile sistem bakiyesi karşılaştırılır — fark çıktığında hangi ödeme tipinden kaynaklandığı görülebilir.

Çek ve senet portföyü

Alınan çek, ciro edilen çek, tahsile verilen ve karşılıksız dönen ayrı durumlarda izlenir. Portföyün vade dağılımı nakit akışı raporunu besler.

Fatura ve irsaliye ilişkisi

İrsaliye ile fatura arasındaki bağ kurulur; sevk edilip faturalanmamış miktar her an raporlanabilir. Ay sonu mutabakatını en çok kısaltan tek ayar budur.

Ön muhasebenin ERP’ye alınmasının ölçülebilir üç karşılığı var.

Birincisi, satış anında gerçek riskin görünmesi. Açık hesap, çek ve açık sipariş tek tutarda toplandığında limit aşımı sipariş girilirken uyarı veriyor — tahsilat gecikmesini beklemeye gerek kalmıyor.

İkincisi, mutabakat süresinin kısalması. İrsaliye-fatura ilişkisi kurulu olduğunda ay sonunda iki listeyi karşılaştırma işi ortadan kalkıyor.

Üçüncüsü, nakit akışının tahminden çıkması. Çek vadeleri ile alacak vadeleri aynı rapordan okunduğunda önümüzdeki dört haftanın tahsilat öngörüsü kendiliğinden oluşuyor.

Ön muhasebe tek başına fiyatlanan bir kalem değil; toplam maliyeti belirleyen üç değişkenin içinde yer alır: eşzamanlı kullanıcı sayısı, açılan modüller ve e-belge kontör ihtiyacı.

Ön muhasebeyle sınırlı bir başlangıçta kullanıcı sayısı genelde düşük tutulabiliyor — muhasebe ve satış dışındaki birimlerin sisteme girmesi gerekmiyor. Depo ve üretim sonraki aşamada devreye alındığında kullanıcı sayısı da o zaman artırılıyor. İlk yıl maliyetini en çok düşüren yaklaşım bu kademeli açılım.

Ön muhasebede destek talebi en çok ilk iki ayda ve ay sonu kapanışlarında geliyor. İlk iki ay veri girişi alışkanlığı oturana kadar, ay sonu ise mutabakat sırasında.

Telefon, WhatsApp ve uzak bağlantı ile destek veriliyor; mesai içinde aynı gün, mesai dışında ertesi iş günü sabahı dönülüyor. Ay sonu ve beyanname dönemlerinde destek kapasitesi önceden artırılıyor.