E-Defter: Berat Süreci, Saklama ve Sorumluluk Kimde?

E-defter, yevmiye defteri ve defteri kebirin kâğıt yerine elektronik ortamda tutulmasıdır. Kâğıt defterden farkı yalnızca ortam değildir: defterin değiştirilmediğini kanıtlayan bir “berat” dosyası üretilir ve GİB’e yüklenir.

Berat, defterin kendisi değildir; defterin o dönemdeki halinin parmak izidir. Defteri saklamak size, beratı almak ve doğrulamak GİB’e aittir. Bu yüzden e-defterde en kritik iş defterin oluşturulması değil, beratın zamanında yüklenmesidir.

E-deftere geçiş, e-fatura mükellefiyetine bağlı olarak ve ciro haddine göre zorunlu hale gelir. Hadler her yıl güncellendiği için burada rakam vermiyoruz; durumunuzu yürürlükteki tebliğlere göre kontrol edip yazılı bildiriyoruz.

Bilanço esasına göre defter tutan ve e-fatura kullanan işletmelerin büyük kısmı bu kapsama giriyor. İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar e-defter kapsamında değildir; onlar için Defter-Beyan Sistemi ayrı bir uygulamadır.

Berat döngüsü

Defterler dönemsel olarak oluşturulur, beratları üretilir ve GİB’e yüklenir. Yükleme dönemi aylık olabileceği gibi, tercihe bağlı olarak üç aylık da seçilebilir. Seçilen periyot yıl içinde keyfi değiştirilemez; bu yüzden karar baştan verilir.

GİB onay dosyası

Yükleme sonrası GİB’den dönen onaylı berat dosyası saklanmak zorundadır. Sahada en sık gördüğümüz eksik budur: berat yüklenmiş ama dönen dosya kaydedilmemiş. Denetimde istenen belge çoğu zaman bu dosyadır.

Defterin saklanması

Defter dosyaları ve beratlar, kanuni saklama süresi boyunca erişilebilir tutulmak zorundadır. Kendi sunucunuzda saklayabileceğiniz gibi GİB’in saklama hizmetinden ya da bir saklama hizmet sağlayıcısından da yararlanabilirsiniz.

Düzeltme

Beratı yüklenmiş bir dönemde hata bulunursa defter geriye dönük serbestçe düzeltilemez. Düzeltme, sonraki dönemde muhasebe kaydıyla yapılır. Bu kısıt, mizanın dönem kapanmadan kontrol edilmesini gerektirir.

E-defterin işletmeye doğrudan bir “kazanç” sunmadığını açıkça söylemek gerekir; çoğu mükellef için bir yükümlülüktür, tercih değil. Gerçekçi faydaları şunlar:

Noter tasdik süreci ve maliyeti ortadan kalkar. Fiziksel defter basımı, ciltleme ve arşiv yeri kalemleri de öyle.

Kayıt disiplini artar. Berat periyodu bir son tarih yarattığı için, kapanış dönem sonuna ertelenemez; hatalar aylık ölçekte yakalanır. Uygulamada en çok işe yarayan yan etki budur.

E-defter maliyeti üç kalemden oluşur: yazılım/entegrasyon hizmeti, mali mühür (e-fatura ile ortak, ikinci kez alınmaz) ve saklama tercihine göre saklama hizmeti bedeli.

Kontör kalemi yoktur; e-defter belge başına değil dönem başına çalışır. Bu yüzden maliyeti belge hacminden bağımsızdır ve tahmin edilmesi kolaydır.

Gizli maliyet, düzeltme yükünde ortaya çıkar: hesap planı eşleştirmesi eksik kurulmuş bir sistemde her dönem elle fiş düzeltmesi gerekir. Kurulumda bu eşleştirmeye ayrılan zaman, sonraki her ay geri dönüyor.

E-defterde sorumluluk mükellefte olduğu için, beratın zamanında yüklenmesini şansa bırakmıyoruz: berat dönemleri takvime bağlanıyor ve hatırlatma kuruluyor. Yükleme işlemini uygulamada çoğunlukla mali müşavir yapıyor; biz sürecin aksamadığını takip ediyoruz.

Mali müşavirinizle doğrudan görüşmemizi isterseniz üçlü görüşme ayarlıyoruz. Berat ve hesap planı tartışmaları bu şekilde çok daha hızlı kapanıyor.