ETA’da Kullanıcı Sayısı ve Lisans Planlaması

Ticari yazılımlarda lisans genelde “eşzamanlı kullanıcı” üzerinden tanımlanır: aynı anda kaç kişinin programa bağlı olabileceği. Toplam personel sayısıyla doğrudan ilişkili değildir.

Bu ayrım, ilk yıl maliyetini en çok etkileyen ama en sık atlanan konudur. Depoda üç kişi çalışıyor olabilir; ama üçü aynı anda sisteme girmiyorsa, üç lisans almak gerekmez.

Lisans planlaması her kurulumda yapılır, ama şu yapılarda özellikle kritik hale gelir:

• Vardiyalı çalışan işletmeler — farklı vardiyalar aynı lisansı sırayla kullanabilir
• Sezonluk yoğunluk yaşayan firmalar — yıl boyu ihtiyaç ile sezon ihtiyacı farklıdır
• Depo ve üretim gibi az sayıda ama yoğun giriş yapılan birimler
• Saha ekibi olan ve mobil erişim düşünen firmalar

Eşzamanlı kullanıcı sayımı

Kaç lisans gerektiğini bulmanın pratik yolu, gün içindeki en yoğun 30 dakikaya bakmaktır. Genelde bu aralık ya sabah fatura girişleri ya da gün sonu kapanıştır.

Rol bazlı erişim

Her kullanıcının tüm ekranlara erişmesi gerekmez. Yetki tanımı yapıldığında hem hata riski düşer hem de bazı rollerin kısa süreli erişimi yeterli hale gelir.

Vardiya planlaması

İki vardiya aynı lisans havuzunu paylaşabilir. Bu yalnızca vardiyalar çakışmıyorsa işler; devir saatlerinde kısa bir çakışma varsa hesaba katılmalıdır.

Sezonluk artırım

Sezonluk ihtiyaç için kalıcı lisans almak yerine, artırım seçeneklerini baştan konuşmak gerekir. Bu esneklik satın alma anında sorulmazsa sonradan pahalıya mal olur.

Sonradan artırma

Kullanıcı sayısını sonradan artırmak her zaman mümkündür. Bu yüzden ihtiyaçtan fazlasıyla başlamanın bir gerekçesi yok; eksikle başlayıp büyütmek daha ekonomik.

Doğru planlamanın faydası doğrudan maliyettir: ilk yıl bütçesinde en çok tasarruf sağlanan kalem burasıdır.

İkinci fayda daha az görünür ama önemli: yetki tanımı yapıldığında kullanıcı yalnızca işini ilgilendiren ekranı görür. Bu hem eğitim süresini kısaltır hem de yanlış ekrandan yapılan kayıt hatalarını azaltır.

Yetersiz lisansın maliyeti de gerçektir: kullanıcı bekliyorsa ya da başkası çıksın diye telefon ediyorsa, tasarruf edilen lisans bedelinden fazlası zaman olarak kaybediliyordur.

Lisans bedeli eşzamanlı kullanıcı sayısına göre fiyatlanır ve genelde kademeli yapıdadır; belirli aralıklarda birim fiyat düşer. Bu yüzden kademe sınırına yakın bir ihtiyaçta bir üst kademeyi değerlendirmek mantıklı olabilir.

Buna yıllık bakım bedeli eklenir; bakım genelde lisans sayısıyla orantılıdır. Yani gereğinden fazla lisans yalnızca bir defalık değil, her yıl tekrarlayan bir maliyettir.

Teklifte kullanıcı sayısını gerçekçi tutmayı öneriyoruz. Sonradan artırmak mümkün, azaltmak genelde değil.

Kurulumdan önce bir “yoğun saat” gözlemi yapıyoruz: gün içinde kimin ne zaman sisteme girdiğini yerinde izliyoruz. Bu gözlem genelde tahmin edilenden farklı bir tablo çıkarıyor.

Canlıya geçtikten sonra ilk ay içinde eşzamanlı kullanım raporuna bakıyoruz; plan tutmadıysa düzeltme erken yapılıyor.