ETA Mali Müşavir Çözümleri: Çok Mükellefli Çalışma Düzeni

Mali müşavir çözümleri, tek bir kurulum üzerinden çok sayıda mükellefin defterinin tutulmasını sağlayan çalışma düzenidir. İşletme kurulumundan farkı, tek şirketin derinliği değil çok şirketin genişliğidir.

Bir mali müşavir ofisinde asıl darboğaz program hızı değildir; mükelleflerden veri toplama, her mükellefin farklı düzenine uyum sağlama ve dönemsel yükün aynı haftaya yığılmasıdır.

Serbest muhasebeci mali müşavirler, YMM ofisleri ve birden fazla şirketin muhasebesini tutan yapılar için. Kurulumun yeniden düşünülmesi gereken durumlar:

• Mükellef sayısı arttıkça dönemsel yük yönetilemez hale geldiyse
• Her mükellef için farklı bir hesap planı ve farklı bir dosya düzeni kullanılıyorsa
• Mükelleflerden veri hâlâ e-posta ekindeki dosyalarla geliyorsa
• E-defter berat takvimi mükellef bazında elle takip ediliyorsa
• Ofiste birden fazla kişi aynı anda çalışıyor ve veri çakışması yaşanıyorsa

Standart hesap planı şablonu

Mükellef bazında sıfırdan plan kurmak yerine sektöre göre şablonlar tanımlanır. Yeni mükellef alındığında plan şablondan türetilir; bu tek değişiklik ofis genelinde en çok zaman kazandıran adımdır.

Mükellefler arası hızlı geçiş

Çalışılan mükellefin değiştirilmesi tek adıma iner. Gün içinde onlarca kez yapılan bu işlem, kurulum düzgünse fark edilmez; değilse günün önemli bir kısmını yer.

Veri toplama düzeni

Mükelleften gelen verinin formatı standartlaştırılır. E-fatura mükellefi olan müşterilerde belgeler zaten elektronik geldiği için toplama işi büyük ölçüde ortadan kalkar; olmayanlar için tek bir aktarım şablonu tanımlanır.

E-defter takvimi

Berat dönemleri mükellef bazında takvime bağlanır. Mükellef sayısı arttıkça bu takibin elle yapılması mümkün olmaktan çıkar.

Kullanıcı yetkileri

Ofiste kimin hangi mükellefe erişeceği tanımlanır. Stajyer ve yeni personel için sınırlı yetki, hem veri güvenliği hem de hata önleme açısından gerekli.

Birinci kazanım dönemsel yükün dağılmasıdır. Veri toplama standartlaştığında beyanname haftası tek bir tıkanma noktası olmaktan çıkar.

İkincisi yeni mükellef alım maliyetinin düşmesi: şablon üzerinden kurulan bir mükellef, sıfırdan kurulandan belirgin şekilde hızlı devreye girer.

Üçüncüsü devredilebilirlik: standart düzende çalışılan bir dosya, personel değiştiğinde devralınabilir hale gelir. Kişiye bağlı dosya düzeni, ofisler için en büyük operasyonel risk.

Mali müşavir paketlerinde fiyatı belirleyen iki değişken var: mükellef sayısı ve ofisteki eşzamanlı kullanıcı sayısı. İkisi birbirinden bağımsız — 200 mükellefi 3 kişiyle takip eden bir ofis ile 80 mükellefi 6 kişiyle takip eden ofisin ihtiyacı farklıdır.

Kurulum tarafındaki emek ise şablon çalışmasında yoğunlaşır. Bu bir defalık bir yatırımdır ve her yeni mükellefte geri döner; atlandığında ise her mükellef ayrı bir kurulum projesine dönüşür.

Mali müşavir ofislerinde destek ihtiyacı beyanname dönemlerine yığılıyor ve gecikmeye tahammülü olmuyor. Bu dönemlerde ofis müşterilerimizi önceliklendiriyoruz.

Ayrıca yılda bir kez, yoğun dönem dışında, şablon ve yetki yapısını birlikte gözden geçiriyoruz; ofisler büyüdükçe bu yapı kendiliğinden bozuluyor.