Geri Çağırma Tatbikatı: Parti Geçmişini Dakikalar İçinde Çıkarmak

Geri çağırma tatbikatı, gerçek bir geri çağırma yaşanmadan önce sistemin bunu yapabildiğini kontrol eden provadır. Bir parti numarası seçilir ve o partinin nereden geldiği, neye girdiği ve kime gittiği baştan sona izlenir.

Parti/lot takibinin kurulmuş olması ile çalışıyor olması farklı şeylerdir. Gıda ve sağlık sektörlerinde alanlar tanımlı ama boş bırakılmış kurulumlara sık rastlıyoruz. Tatbikat, bunu denetim gelmeden önce ortaya çıkarır.

İzlenebilirlik yükümlülüğü olan ya da müşteri denetimine giren her işletme için. Özellikle:

• Gıda üretimi ve dağıtımı yapan işletmeler
• Medikal cihaz ve sarf malzeme dağıtıcıları
• Kimya ve ambalaj üreticileri
• Otomotiv yan sanayi (parça izlenebilirliği müşteri şartı olabiliyor)
• Zincir market ya da kurumsal müşteriye tedarik yapan firmalar

Son madde giderek yaygınlaşıyor: kurumsal alıcılar tedarikçi denetiminde izlenebilirlik kanıtı istiyor ve bu kanıt genelde bir tatbikat kaydı oluyor.

1. Parti seçimi

Rastgele bir parti seçilir — tercihen birkaç ay öncesine ait olanı. Yakın tarihli parti kolay bulunur ve tatbikatı anlamsız kılar.

2. İleri izleme: bu parti nereye gitti?

Seçilen partinin hangi müşterilere, hangi tarihte, hangi miktarda sevk edildiği çıkarılır. Çıktı bir liste olmalı: müşteri, belge numarası, tarih, miktar. Bu adım e-irsaliye kullanan işletmelerde belge üzerinden de doğrulanabilir.

3. Geri izleme: bu parti neyden yapıldı?

Üretim yapan işletmelerde mamul partisinden hammadde partilerine gidilir. Reçete ve iş emri kaydı yoksa bu adım tıkanır — sahada en sık kopan halka burasıdır.

4. Stokta kalan miktar

Aynı partiden depoda ve yoldaki stokta ne kaldığı bulunur. Geri çağırma kararı verildiğinde ilk durdurulacak miktar budur.

5. Süre ölçümü

Tatbikatın en önemli çıktısı süredir. Hedef genelde dört saatin altıdır; iyi kurulmuş bir sistemde dakikalarla ölçülür. Süreyi kaydedin — denetimde sorulan şey bu.

6. Tıkanan noktanın kaydı

Bir adım tamamlanamadıysa sebebi yazılır: hangi kayıt eksik, kim girmemiş, hangi ekranda alan boş bırakılmış. Tatbikatın amacı başarılı olmak değil, eksiği bulmaktır.

Birinci fayda gerçek bir olayda zaman kazanmaktır. Geri çağırma kararı verilmesi gereken bir durumda kaybedilen her saat, sahaya çıkmış ürün miktarını büyütür.

İkincisi denetim hazırlığı: tatbikat kaydı, müşteri ve kurum denetimlerinde doğrudan sunulabilir bir belgedir. “Yapabiliyoruz” demek ile kaydını göstermek farklı ağırlıkta.

Üçüncüsü ve pratikte en değerlisi: tatbikat, kimsenin fark etmediği kayıt boşluklarını ortaya çıkarır. İlk tatbikatta neredeyse her işletmede en az bir eksik çıkıyor.

Tatbikatın kendisi bir maliyet kalemi değil, birkaç saatlik bir çalışmadır. Asıl maliyet, tatbikatın ortaya çıkardığı eksiklerin giderilmesinde oluşur: parti alanının zorunlu hale getirilmesi, reçete kaydının kurulması ya da barkod okuma düzeninin eklenmesi.

Bu maliyeti değerlendirirken karşı tarafa bakmak gerekiyor: izlenebilirliği olmayan bir işletmede geri çağırma, hangi partinin etkilendiği bilinmediği için tüm stoğu kapsamak zorunda kalabiliyor.

İlk tatbikatı birlikte yapıyoruz: parti seçiliyor, adımlar sırayla izleniyor ve süre tutuluyor. Çıkan eksikler listeye yazılıyor.

Sonrasında yılda bir kez tekrarlamanızı öneriyoruz. Personel değişimi ve yeni ürün girişleri kayıt disiplinini zamanla aşındırıyor.