Konsinye Stok Mutabakatı: Müşteride Bekleyen Malın Kaydı

Konsinye stok, mülkiyeti sizde kalarak müşterinin deposunda bekleyen maldır. Müşteri kullandıkça ya da sattıkça fatura kesilir.

Muhasebe açısından kritik nokta şu: mal sevk edilmiştir ama satılmamıştır. Stok değerinizin içinde kalmaya devam eder. Sağlık sektöründe hastanede bekleyen medikal sarf, toptan ticarette bayide bekleyen ürün bu yapıya girer.

Konsinye çalışan her işletme için. Kurgunun mutlaka sistemde olması gereken durumlar:

• Hastane, zincir market ya da bayide sürekli bekleyen stok varsa
• Kullanım bildirimi müşteriden geliyorsa (siz görmüyorsanız)
• Konsinye maldan lot/seri veya son kullanma tarihi takibi gerekiyorsa
• Aynı müşteride birden fazla lokasyonda mal bekliyorsa
• Faturalama kullanım bildirimine bağlıysa

Üçüncü madde sağlık tarafında kritik: konsinye üründe SKT yaklaştığında değişim gerekiyor ve bu takip sistemde yoksa ürün müşteride bozuluyor.

Konsinye depo tanımı

Her konsinye noktası ayrı depo olarak tanımlanır. Mal merkez depodan bu depoya transfer edilir; stoktan çıkmaz, yer değiştirir.

Kullanım bildirimi

Müşteriden gelen kullanım bildirimi tek bir işlemle hem stok çıkışına hem faturaya dönüşür. İki ayrı işlem olarak yürütüldüğünde aralarında fark oluşuyor.

Lot ve SKT takibi

Konsinye depodaki ürünler de parti bazında izlenir. SKT’si yaklaşanlar için uyarı kurulur; değişim bu uyarıya göre planlanır.

Dönemsel sayım ve mutabakat

Müşteri deposundaki miktar dönemsel olarak sayılır ve sistemdeki bakiye ile karşılaştırılır. Fark çıkması normaldir; önemli olan farkın hangi dönemde oluştuğunun bilinmesi.

Faturalama eşiği

Bazı anlaşmalarda belirli bir süre sonunda kullanılmayan mal faturalanır ya da iade alınır. Bu koşul sisteme tanımlanır.

İade akışı

Konsinye iadesi satış iadesi değildir — mal zaten satılmamıştır. Transfer olarak geri alınır. Bu ayrım yapılmadığında muhasebe kayıtları bozuluyor.

Birinci fayda stok değerinin doğru görünmesi: müşteride bekleyen mal stok dışı sayılmadığı için bilanço gerçeği yansıtır.

İkincisi faturalama gecikmesinin kapanması. Kullanım bildirimi doğrudan faturaya bağlandığında, haftalar sonra toplu kesilen faturalar ortadan kalkıyor ve nakit akışı düzeliyor.

Üçüncüsü SKT yönetimi: konsinye üründe bozulma kaynaklı kayıp, uyarı düzeni kurulduğunda belirgin şekilde azalıyor.

Konsinye yapısı çoğu kurulumda mevcut depo ve stok modülüyle karşılanır; ek modül gerektirmez. Maliyet, depo tanımları ve faturalama akışının kurgulanması emeğidir.

Konsinye nokta sayısı arttıkça tanımlama emeği artar ama doğrusal değil: ilk beş nokta kurulduktan sonra kalanlar şablondan türetiliyor.

Kullanım bildiriminin müşteriden elektronik olarak alınması isteniyorsa (hastane sistemleri gibi) ayrı bir entegrasyon kalemi doğar; bu kalem hacme göre değerlendirilir.

Kurulumda bir konsinye nokta üzerinden tam döngü çalıştırılıyor: transfer, kullanım bildirimi, fatura, iade. Kalan noktalar bu şablona göre tanımlanıyor.

İlk dönemsel mutabakatı birlikte yapıyoruz; fark çıkması beklenen bir durum ve kaynağının anlaşılması ilk seferde kolay olmuyor.