İhracata Başlayan Firmada ERP: Belge Zinciri ve Döviz

İhracat, ERP tarafında ayrı bir modül değil; mevcut satış akışının üzerine eklenen bir belge zinciri ve bir döviz katmanıdır.

Zincir şöyle işler: sipariş → sevkiyat belgesi → fatura → gümrük beyannamesi → tahsilat. Bu halkalardan biri sistemin dışında kalırsa, eşleştirme ay sonunda elle yapılır. Bölgede limanlara yakınlığı nedeniyle bu konuyu en çok Kocaeli hattındaki firmalarla konuşuyoruz.

İhracata yeni başlayan ya da hacmi artan işletmeler için. Kurulumun gözden geçirilmesi gereken işaretler:

• Gümrük evrağı ayrı bir klasörde tutuluyor ve faturayla elle eşleştiriliyorsa
• Döviz kuru farkı dönem sonunda toplu olarak muhasebeleştiriliyorsa
• Yurt dışı müşteri bakiyesi hangi kurdan izleneceği belirsizse
• Navlun, sigorta ve gümrükleme giderleri ürün maliyetine yansıtılmıyorsa
• İhracat ve yurt içi satış aynı raporda karışıyorsa

Belge zinciri

Sevkiyat, fatura ve gümrük evrağı aynı zincire bağlanır. Böylece bir beyannameden hangi faturaya, hangi faturadan hangi sevkiyata gidileceği tek tıkla izlenir.

Döviz ve kur farkı

Cari hesap döviz bazında izlenir; kur farkı tahsilat anında oluşur. Yalnızca TL bazında izlenen bir cari, gerçek alacağı göstermez. Kur farkının hangi anda ve hangi hesapta oluşacağı kurulumda tanımlanır.

İhracat maliyetleri

Navlun, sigorta, gümrükleme ve liman masrafları ürün maliyetine dağıtılabilir. Dağıtılmadığında ihracat kârlılığı olduğundan yüksek görünür — bu, en sık karşılaştığımız yanılgılardan biri.

E-belge tarafı

Yurt dışı alıcı GİB sisteminde kayıtlı olmadığı için belge tipi e-arşiv tarafında konumlanır; ihracat faturalarının kendi düzenleme kuralları vardır. Belge tipi ayrımının nasıl çalıştığını e-arşiv yazımızda anlattık.

Raporlama ayrımı

İhracat ve yurt içi satış ayrı raporlanır. Karışık raporda ne kârlılık ne de KDV tarafı doğru okunur.

Birinci kazanım eşleştirme işinin ortadan kalkması: gümrük evrağı ile fatura arasındaki bağ sistemde kurulduğunda, ay sonunda klasör karşılaştırmak gerekmez.

İkincisi gerçek kârlılık: ihracat maliyetleri ürüne dağıtıldığında hangi ürünün gerçekten kazandırdığı ortaya çıkar. Bu rapor genelde en az bir ürün hakkındaki varsayımı değiştiriyor.

Üçüncüsü döviz alacağının doğru görünmesi: kur farkı dönem sonunu beklemeden oluştuğu için nakit akışı tahmini gerçekçi hale gelir.

İhracat için ayrı bir modül bedeli genelde söz konusu değildir; döviz ve belge zinciri mevcut yapının içinde tanımlanır. Maliyet, kurulumdaki yapılandırma emeğidir.

Emeği belirleyen şey, gümrük müşaviriyle olan veri alışverişinin nasıl kurgulanacağıdır. Beyanname bilgisi elle mi girilecek yoksa bir aktarımla mı gelecek — bu karar süreyi doğrudan etkiler.

Küçük hacimli ihracatta elle giriş yeterli olabiliyor; düzenli ve yüksek hacimde aktarım kurmak kendini hızla amorti ediyor.

İlk ihracat işlemini birlikte yapıyoruz: sipariş açılıyor, sevkiyat kesiliyor, fatura düzenleniyor ve beyanname bilgisi sisteme işleniyor. Zincirin tamamı bir örnek üzerinde görülüyor.

Gümrük müşavirinizle doğrudan görüşmemizi isterseniz üçlü görüşme ayarlıyoruz; veri alışverişi tartışmaları bu şekilde hızlı kapanıyor.