KOBİ’de ERP’ye Ne Zaman Erken, Ne Zaman Geç Kalınmış Olur?

ERP’ye geçiş zamanlaması, ciro ya da personel sayısıyla değil süreç karmaşıklığıyla ilgilidir. Beş kişilik bir üretim atölyesi ERP’ye ihtiyaç duyabilirken, otuz kişilik bir hizmet işletmesi duymayabilir.

Bu yazı bir satış metni değil; erken geçmenin de gerçek bir maliyeti olduğunu kabul eden bir değerlendirme. Kurmadığımız ERP’lerin sayısı az değil.

Karar aşamasındaki işletme sahibi, muhasebe müdürü ve finans sorumlusu için. Özellikle şu tereddüdü yaşayanlar:

• “Excel ile idare ediyoruz ama zorlanmaya başladık”
• “Programımız var ama yarısını kullanmıyoruz”
• “Büyüdükçe kontrolü kaybediyoruz ama ne alacağımızı bilmiyoruz”
• “Geçen sefer denedik, kullanılmadı”

Son madde en çok duyduğumuz ve en dikkat edilmesi gereken cümle. Başarısız bir ilk deneme, ikinci denemede ekip direncini ikiye katlıyor.

Geç kalındığını gösteren işaretler

Bunlardan üçü birden varsa geçiş ertelenmemeli:

• Aynı veri birden fazla dosyada tutuluyor ve hangisinin doğru olduğu tartışılıyor
• Ay sonu kapanışı günler sürüyor
• Stok sayım farkı kronikleşmiş ve kaynağı bulunamıyor
• Müşteri bakiyesi sorulduğunda cevap için birkaç kişiye danışılıyor
• Birim maliyet biliniyor sanılıyor ama hesabı kimse gösteremiyor
• Kilit bilgi tek bir kişinin kafasında ve o kişi izne çıkamıyor

Erken olduğunu gösteren işaretler

• Süreçler henüz oturmamış, her ay çalışma biçimi değişiyor
• Tek kişi hem satış hem muhasebe hem depoyu yürütüyor ve sorun yaşamıyor
• Ürün/hizmet çeşitliliği çok düşük ve stok takibi gerektirmiyor
• Ekip bilgisayar kullanımına mesafeli ve eğitime zaman ayıracak durum yok
• İşletme kısa vadede ciddi bir model değişikliği planlıyor

Ara çözümler

İkisinin arasında kalındığında tüm modülleri açmak yerine ön muhasebe ve stokla başlamak çoğu zaman doğru karar. Üretim, CRM ve maliyet muhasebesi oturduktan sonra devreye alınır.

Doğru zamanlamanın faydası, projenin tamamlanma ihtimalidir. Erken başlayan projeler genelde yarıda kalıyor: süreçler değiştikçe kurulum da değişmek zorunda kalıyor ve ekip yoruluyor.

Geç kalmanın maliyeti ise veri tarafında birikiyor. Yıllarca düzensiz tutulmuş bir stok ve cari yapısı, geçiş sırasında temizlenmek zorunda kalıyor; bu temizlik kurulumun kendisinden uzun sürebiliyor.

Kademeli başlamanın avantajı ise direnç yönetiminde: ekip önce küçük bir alanda kazanç görüyor, sonraki modüle isteyerek geçiyor.

Zamanlama kararı fiyatı doğrudan etkiler. Kademeli başlayan bir kurulumda ilk yıl maliyeti, tüm modülleri açan bir kurulumun belirgin şekilde altında kalır: daha az modül, daha az kullanıcı.

Geç kalınmış bir geçişte ise veri temizliği kalemi devreye girer ve bu kalem tahmin edilmesi en zor olanıdır. Bu yüzden teklif öncesi mevcut veriye bakıyoruz.

Bir not: “şimdi almazsak zam gelir” gerekçesiyle hazır olmayan bir işletmeye kurulum yapmıyoruz. Kullanılmayan yazılım, en pahalı yazılımdır.

Karar aşamasında ücretsiz bir değerlendirme yapıyoruz: mevcut akışınızı yerinde izleyip hazır olup olmadığınıza dair yazılı bir görüş veriyoruz. Bu görüş “şimdi değil” de olabiliyor.

Hazır değilseniz neyin hazırlanması gerektiğini listeliyoruz; genelde bu liste altı ay içinde tamamlanabilecek birkaç maddeden oluşuyor.