ERP Projelerinin Sahada En Çok Takıldığı Üç Nokta

Bu yazı bir ürün anlatımı değil, saha gözlemi. Bölgede yürüttüğümüz kurulumlarda projeyi zorlaştıran şeyin neredeyse hiçbir zaman yazılımın kendisi olmadığını gördük.

Üç neden öne çıkıyor: veri hazırlığının küçümsenmesi, projenin sahipsiz kalması ve kapsamın yol boyunca şişmesi. Üçü de proje başlamadan önce önlenebilir.

ERP kurulumuna başlayacak ya da yarıda kalmış bir projeyi yeniden canlandırmak isteyen işletmeler için. Özellikle daha önce bir deneme yaşamış olanlar.

Bir yazılım firması seçmeden önce okunması da faydalı: bu üç noktayı nasıl yönettiğini soramadığınız bir tedarikçi, muhtemelen yönetmiyordur.

1. Veri hazırlığı küçümseniyor

Projelerin en çok geciktiği yer burası. Stok kartlarının temizlenmesi, mükerrer carilerin birleştirilmesi ve açılış bakiyelerinin çıkarılması — bunlar yazılım firmasının değil işletmenin işi ve tahmin edilenden uzun sürüyor.

Çözüm: veri hazırlığı proje planında ayrı bir kalem olarak, sorumlusu ve tarihi yazılı şekilde yer alır. “Kurulum sırasında hallederiz” diyen projeler genelde bu noktada duruyor.

2. Proje sahipsiz kalıyor

İşletme tarafında kimin sorumlu olduğu belirsizse proje ilerlemiyor. Kararlar alınamıyor, sorular cevapsız kalıyor ve yazılım firması boşlukta bekliyor.

Çözüm: işletme tarafından tek bir proje sorumlusu belirlenir ve bu kişiye karar yetkisi verilir. Yetkisi olmayan bir sorumlu, mesaj taşıyıcısına dönüşüyor.

3. Kapsam yol boyunca şişiyor

Başlangıçta ön muhasebe konuşulur; iki hafta sonra üretim, ardından CRM ve mobil eklenir. Her ek, eğitim yükünü ve canlıya geçiş tarihini büyütür.

Çözüm: kapsam baştan yazılı hale getirilir ve “ikinci faz” diye bir liste açılır. Yeni talepler reddedilmez, ikinci faza yazılır. Bu liste projeyi kurtaran şeydir.

Dördüncü bir not: canlıya geçiş tarihi

Tarih belirlenmeyen projeler bitmiyor. Tarih baskı için değil, hazırlığı organize etmek için gerekli.

Bu üç noktayı baştan yöneten projelerde canlıya geçiş tarihinin tutma oranı belirgin şekilde yüksek. Faydası yalnızca zaman değil: uzayan her proje ekip motivasyonunu düşürüyor ve “bu iş olmayacak” algısı yerleşiyor.

İkinci fayda maliyet öngörülebilirliği: kapsamı sabit tutulan bir projede teklif ile fatura arasındaki fark küçük kalıyor.

Üçüncüsü de şu: düzgün yürütülen bir ilk faz, ikinci fazı kolaylaştırıyor. Ekip bir kez kazanç gördüyse sonraki modüle direnç göstermiyor.

Bu üç nokta doğrudan fiyata yansır. Veri hazırlığı işletme tarafından yapılırsa hizmet kalemi küçülür; danışmana bırakılırsa büyür.

Kapsam şişmesi ise en görünmez maliyet kalemi. Sabit fiyatlı bir teklifte kapsam dışı talepler ek fiyatlandırılır; sabit olmayan bir çalışmada ise toplam maliyet baştan kestirilemez hale gelir.

Bu yüzden teklifi kapsam listesiyle birlikte veriyoruz: neyin dahil olduğu kadar neyin dahil olmadığı da yazılı.

Proje başlangıcında bir kick-off toplantısı yapıyoruz: kapsam, sorumlular, tarihler ve veri hazırlık listesi tek sayfada yazıya dökülüyor. Bu sayfa proje boyunca referans kalıyor.

Yarıda kalmış bir projeyi devraldığımızda ise önce nerede durulduğunu tespit ediyoruz. Çoğu durumda sıfırdan başlamak gerekmiyor; eksik kalan genelde bu üç noktadan biri oluyor.