Yerinde Eğitim mi, Uzaktan mı? Ekip Direncini Azaltan Yaklaşım

Eğitim, kurulumun en çok hafife alınan ama başarıyı en çok belirleyen adımıdır. Doğru kurulmuş ama kullanılmayan bir sistem, yanlış kurulmuş bir sistemden daha pahalıdır — çünkü hem parası ödenmiş hem de eski yöntem devam ediyordur.

Eğitimin biçimi (yerinde mi uzaktan mı) ve zamanlaması, ekip direncini doğrudan etkiliyor.

Eğitim planlaması her kurulumda yapılır ama şu durumlarda özel dikkat gerektirir:

• Ekip uzun yıllardır aynı yöntemle çalışıyorsa
• Daha önce başarısız bir yazılım denemesi yaşanmışsa
• Kullanıcıların bilgisayar kullanım seviyesi birbirinden çok farklıysa
• Depo ve üretim gibi masa başı olmayan birimler sisteme girecekse
• Vardiyalı çalışılıyorsa (herkesi aynı anda toplamak mümkün değildir)

Rol bazlı, toplu değil

Muhasebe, satış, depo ve yönetici ekranları ayrı oturumlarda anlatılır. Herkesin her şeyi öğrendiği toplu eğitim, kimsenin kendi işini öğrenmediği eğitimdir.

Kendi verinizle

Örnek veriyle yapılan eğitim havada kalıyor. Kendi ürün ve cari kayıtlarınızla çalışıldığında ekip ekranı tanıyor ve sorular gerçek sorulara dönüşüyor.

Yerinde mi, uzaktan mı?

İlk eğitim yerinde yapılır: kullanıcıların kendi bilgisayarında, kendi ortamında. Depo ve üretim için bu neredeyse zorunlu — masa başı olmayan birimlerde uzaktan eğitim işe yaramıyor. Tekrar ve ileri seviye oturumlar uzaktan yapılabilir.

Tekrar — en çok atlanan adım

Eğitim canlıya geçişten sonraki ilk ay içinde bir kez tekrarlanır. İlk oturumda sorulmayan sorular asıl o zaman çıkıyor; çünkü ekip gerçek veriyle çalışmaya başlamış oluyor.

İç eğitmen

Ekipten bir kişi “süper kullanıcı” olarak belirlenir ve ona biraz daha derin eğitim verilir. Küçük sorular bu kişiye gidiyor; destek talebi sayısı belirgin şekilde düşüyor.

İyi planlanmış eğitimin birinci faydası, sistemin fiilen kullanılmasıdır. Kullanım oranı düşük kalan kurulumlarda sorun genelde yazılımda değil, eğitimin bir kez yapılıp bırakılmasında.

İkincisi destek yükünün düşmesi: iç eğitmen yapısı kurulduğunda tekrarlayan basit sorular işletme içinde çözülüyor.

Üçüncüsü veri kalitesi: doğru eğitilmiş bir kullanıcı doğru alana doğru veriyi giriyor. Raporların güvenilirliği buradan başlıyor.

Rol bazlı eğitim ve ilk ay içindeki bir tekrar, kurulum paketine dahil. Ek oturumlar ve yeni personel eğitimleri ayrıca fiyatlanıyor.

Maliyeti belirleyen değişken kullanıcı sayısı değil rol sayısı: beş kişilik bir ekip üç farklı rolde çalışıyorsa üç oturum gerekiyor.

Personel devri yüksek olan işletmelerde yıllık eğitim tekrarını baştan planlamak, her seferinde ayrı talep açmaktan hem ucuz hem düzenli oluyor.

Eğitim takvimini kurulum planıyla birlikte veriyoruz: kim, ne zaman, hangi oturumda. Vardiyalı çalışan yapılarda oturumlar vardiyalara göre bölünüyor.

Canlıya geçişten sonraki ilk ay içinde tekrar oturumu için proaktif olarak tarih öneriyoruz; talep beklemiyoruz. Bu oturumu atlayan kurulumlarda kullanım oranının düştüğünü gördük.